Privatnost i zakon

Pravila obrade podataka

lawzfy prikuplja i obrađuje osobne podatke isključivo u svrhu obavljanja notarskih usluga i vođenja obavezne dokumentacije. Podaci koji se zatraže (ime, kontakt, dokumenti) koriste se za identifikaciju klijenta, izradu akata i komunikaciju s nadležnim tijelima kada je to zakonski potrebno. U svakom slučaju klijentima se daju jasne informacije o opsegu prikupljanja podataka, rokovima pohrane i pravima na pristup i ispravak. Pravilnik sadrži postupke za zaštitu podataka, pristupne kontrole i način arhiviranja, uključujući scenarije u kojima se podaci moraju dijeliti s trećim stranama (npr. katastar, sud) te uvjete takvog dijeljenja. Sve obrade bilježe se u zapisnikima, a klijentima je dostupna kontakt osoba za pitanja o privatnosti i podnošenje zahtjeva vezanih uz osobne podatke.

04-07-2026
lawzfy digital d.o.o., Obala Svetog Jurja 12, 21480 Vis, Hrvatska; Business ID 83825509181
[email protected]
Obala Svetog Jurja 12, 21480 Vis, Hrvatska
12 Ukupno odjeljaka u politici privatnosti
8 Prava korisnika obuhvaćena ovom politikom
365 Periodična provjera politike (dana)
Ilustracija zaštite osobnih podataka za notarsku praksu lawzfy

Definicije

U ovom odjeljku su objašnjene ključne definicije korištene u politici kroz primjere iz notarske prakse kako bi klijenti lakše razumjeli pojmove i njihove posljedice u stvarnim slučajevima.

Osobni podaci: svaka informacija kojom se može identificirati fizička osoba, poput imena, adrese, OIB-a ili skeniranih dokumenata. Primjer: kopija osobne iskaznice priložena prijavi za ovjeru potpisa.
Obrada: svaki postupak nad osobnim podacima, uključujući prikupljanje, pohranu, izmjenu, dostavu i brisanje. Scenarij: skenirani ugovor se pohranjuje u šifrirani arhiv i prosljeđuje ovlaštenom suradniku radi pripreme akta.
Korisnik: fizička osoba ili predstavnik pravne osobe koja koristi usluge lawzfy. Primjer: klijent koji dogovara termin za ovjeru potpisa ili prijenos vlasništva.
Usluga: notarske radnje i popratne aktivnosti koje pruža lawzfy, uključujući savjetovanje, izradu akata i ovjere potpisa u realnim scenarijima obrade klijentovih dokumenata.
Kolačići (cookies): male tekstualne datoteke koje koristimo za tehničko funkcioniranje weba, analitiku i prilagodbu iskustva. Primjer: kolačić koji pamti jezik sučelja pri ponovnoj posjeti web stranici.

Prikupljanje podataka

Opis načina i situacija u kojima prikupljamo podatke, s konkretnim primjerima iz svakodnevnih notarskih slučajeva kao što su vođenje spise, komunikacija s klijentima i izvještavanje nadležnim tijelima.

Podaci koje korisnik pruža

Podaci koje klijent izravno dostavi tijekom narudžbe termina, pripreme dokumentacije ili komunikacije s notarskim uredom. Primjeri su detaljno razrađeni kroz scenarije.

  • Osobni identifikacijski podaci: ime, prezime, adresa prebivališta, datum rođenja i Business ID za pravne osobe.
  • Identifikacijski dokumenti: skenovi ili fotografije osobnih iskaznica, putovnica, punomoći i zemljišnoknjižnih isprava potrebnih za obavljanje notarskih radnji.
  • Kontaktni podaci: telefonski broj +38596342512, e‑mail adresa i poštanska adresa za primanje odluka ili akata.
  • Podaci o predmetu: sadržaj i podaci iz dokumenata koji se ovjeravaju, uključujući ugovore, izjave, punomoći i priloge relevantne za slučaj.
  • Upravljanje podaci potrebni za naplatu usluga i troškova: u stvarnim slučajevima, podaci o računu ili potvrde o uplati.
  • Komunikacijski zapisi: e‑mailovi, poruke i bilješke iz razgovora koji se odnose na dogovor i provedbu notarskih usluga.

Podaci prikupljeni automatski

Podaci koje sustav prikuplja bez izričitog slanja od strane korisnika, upotrijebljeni za tehničko održavanje weba, sigurnost i analitiku. Uključujemo primjer upotrebe ovih podataka u analizi izvora zahtjeva za termin.

  • IP adresa i podaci o uređaju: za dijagnostiku i sprječavanje zlouporabe prilikom pristupa online obrascima.
  • Informacije o pregledniku i operativnom sustavu: za poboljšanje funkcionalnosti web obrasca i prikaza dokumenata.
  • Podaci o korištenju stranice: stranice posjećene, vrijeme zadržavanja i tokovi korisnika za optimizaciju procesa naručivanja termina.
  • Kolačići i slične tehnologije: tehnički i funkcionalni kolačići koji omogućuju rad sesije i osnovne postavke prikaza.
  • Podaci dnevnika poslužitelja (server logs): zapisi o greškama i događajima radi istraživanja incidenata i održavanja sustava.
  • Geolokacijski podaci ograničenog opsega: prilikom dobrovoljnog dijeljenja radi lakšeg dogovora termina na lokaciji u scenariju terenskog ovjeravanja.

Podaci od trećih strana

U nekim slučajevima dobivamo podatke od vanjskih suradnika ili javnih izvora; ovdje opisujemo tipične izvore i kako ih koristimo u stvarnim notarskim predmetima.

  • Javni registarski podaci: izvodi iz zemljišne knjige ili Sudskog registra koji se pribavljaju radi provjere imovinskopravnog stanja u predmetu.
  • Pružatelji identifikacijskih usluga i ovjere: podaci posredstvom digitalne identifikacije ili sustava za provjeru autentičnosti dokumenata.
  • Pružatelji platnih usluga i računovodstveni partneri: podaci potrebni za obračun i naplatu izvršenih usluga u konkretnim slučajevima.

Svrhe obrade podataka

Navodimo jasne i praktične svrhe obrade s primjerima scenarija: od pripreme akata do ispunjavanja zakonskih obveza. Svaka svrha vezana je uz konkretan postupak u notarskoj praksi.

  • Pružanje notarskih usluga: prikupljanje i uporaba podataka za izradu i ovjeru akata te vođenje spise klijenta.
  • Identifikacija i provjera autentičnosti: provjere dokumenata i identiteta radi ispunjenja zakonskih zahtjeva prije ovjere.
  • Komunikacija s klijentima: slanje potvrda termina, uputa i dokumentacije povezanih sa slučajem.
  • Usklađenost s pravnim obvezama: čuvanje podataka i dostava nadležnim tijelima kada to zahtijeva zakon ili sudska odluka.
  • Obrada plaćanja i računovodstvo: evidentiranje uplata, izdavanje računa i vođenje poslovne dokumentacije.
  • Analitika i poboljšanje usluga: analiza tijeka obrade predmeta radi optimizacije radnih procesa uz primjere izmjena postupaka.
  • Sigurnost i sprječavanje prijevara: detekcija nezakonitih aktivnosti i zaštita integriteta isprava u realnim scenarijima.
  • Arhiviranje i čuvanje dokumenata: dugoročno pohranjivanje akti prema zakonskim zahtjevima i unutarnjim procedurama.
Vizualni prikaz korištenja podataka u scenarijima notarske obrade na lawzfy

Pravni osnov obrade

Objašnjenje pravnih osnova na kojima se zasniva obrada podataka u konkretnim notarskim aktivnostima: ugovor, zakon, privola ili legitimni interes s primjerima primjene.

  • Izvršenje ugovora ili pružanje usluge: obrada nužna za obavljanje ugovorenih notarskih radnji.
  • Pravna obveza: obrada potrebna za ispunjenje zakonskih i regulatornih zahtjeva (npr. obveze čuvanja dokumenata).
  • Legitimni interes: obrada u svrhu zaštite prava i sigurnosti u poslovanju, kao što su sigurnosne provjere u stvarnim slučajevima zlouporabe.
  • Privola: gdje je potrebna izričita privola korisnika za određene vrste obrade, npr. slanje promotivnih materijala (ako se izričito zatraži).

Sigurnost podataka

Lawzfy koristi skup tehničkih i organizacijskih mjera prilagođenih notarskoj djelatnosti kako bi primjereno zaštitio osobne podatke u stvarnim scenarijima obrade. Uključujemo primjer postupka obrade digitalne kopije akta uz kontrolu pristupa i šifriranje pri prijenosu i pohrani.

  • Tehničke mjere: šifriranje prijenosa (TLS), enkriptirana pohrana osjetljivih dokumenata i redovito ažuriranje sustava.
  • Organizacijske mjere: kontrola pristupa po ulogama, vođenje evidencija o obradi i periodične sigurnosne provjere temeljene na stvarnim slučajevima.
  • Ljudski faktor: obuka zaposlenika u postupanju s povjerljivim dokumentima i procedurama za prijavu sigurnosnih incidenata.

Kolačići (Cookies)

Objašnjenje uloge kolačića na webu lawzfy kroz praktične primjere: tehnički kolačići za rad obrasca za naručivanje termina i analitički kolačići za praćenje problema u tijeku procesa.

Vrste kolačića: tehnički (za funkcioniranje weba), funkcionalni (za pamćenje postavki), analitički (za statistiku korištenja) i marketinški (ako se aktiviraju uz privolu).

Kategorije: obvezni kolačići potrebni za rad servisa, performansni kolačići za optimizaciju procesa naručivanja i analitički kolačići za izvještavanje o posjećenosti stranice.

Upravljanje kolačićima: korisnik može upravljati postavkama kolačića putem postavki preglednika ili iz sučelja za privatnost na web stranici. Primjer: isključivanje analitike neće onemogućiti naručivanje termina, ali će ograničiti mogućnost poboljšanja korisničkog toka.

Detaljna politika kolačića

Dijeljenje podataka

Situacije u kojima dijelimo podatke s trećim stranama prikazane su kroz praktične primjere radnih tokova: suradnja sa sudskim tumačima, slanje izvoda nadležnim tijelima ili prosljeđivanje podataka računovodstvu za obradu računa.

  • Pružatelji usluga i IT partneri: tvrtke koje pružaju hosting, arhiviranje ili softversku podršku potrebnu za rad sustava.
  • Profesionalni suradnici: sudski tumači, prevoditelji i konzultanti uključenih u konkretan predmet uz privolu ili po nalogu klijenta.
  • Nadležna tijela: podatke dijelimo kada je to propisano zakonom ili po sudskom nalogu u okviru konkretnih postupaka.
  • Pružatelji platnih usluga: za obradu uplata i upravljanje izvješćivanje u stvarnim transakcijama.
  • Računovodstveni i revizorski partneri: za ispunjavanje zakonskih obveza poslovanja i revizijskih zahtjeva.
  • Arhivski servisi: treće strane koje održavaju šifriranu arhivu akata prema odredbama o čuvanju poslovne dokumentacije.

Međunarodni prijenosi podataka

U nekim slučajevima podaci se mogu prenijeti izvan Europskog gospodarskog prostora radi korištenja vanjskih servisa. Svaki takav prijenos provodi se uz odgovarajuće pravne i tehničke mjere koje smanjuju rizik, opisane u nastavku.

Primijenjene zaštitne mjere: standardne ugovorne klauzule, provjera adekvatnosti zakonodavstva države primatelja te dodatne tehničke mjere poput enkripcije prije prijenosa podataka.

Čuvanje podataka

Objašnjavamo koliko dugo čuvamo različite vrste podataka s primjerima iz prakse: privremeni podaci za obradu zahtjeva, te duža pohrana akata radi zakonskih obveza i arhiviranja.

Podaci o računu i identitetu obično se čuvaju dok traje poslovni odnos i dodatno u razdoblju koje zahtijevaju zakonske obveze (npr. knjigovodstveni rokovi). Primjer: kopije akata se arhiviraju sukladno propisima o čuvanju dokumentacije.

Komunikacijski zapisi i e‑mailovi, uključujući bilješke o predmetima, čuvaju se onoliko koliko je potrebno za rješavanje otvorenih predmeta i naknadnu obradu pitanja povezanih sa slučajevima klijenata.

Dnevnički zapisi poslužitelja i sigurnosni logovi čuvaju se za svrhe utvrđivanja i istraživanja incidenata tijekom ograničenog razdoblja, obično prema internim sigurnosnim procedurama.

Brisanje podataka: kada prestane potreba za obradom ili isteknu zakonski rokovi, poduzimamo korake za sigurno brisanje ili anonimizaciju podataka uz primjere postupka arhiviranja i brisanja.

Prava korisnika

Korisnici imaju niz prava u vezi osobnih podataka. Ovdje ih navodimo uz praktične upute za podnošenje zahtjeva i primjere kako postupamo u realnim situacijama kada klijent traži pristup ili ispravak podataka.

  • Pravo na pristup: zatražiti kopiju podataka koje obrađujemo u vezi vašeg predmeta.
  • Pravo na ispravak: zatražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka u spisu predmeta.
  • Pravo na brisanje (''pravo biti zaboravljen''): u situacijama gdje obrada više nije potrebna i kada zakonski rokovi to dopuštaju.
  • Pravo na ograničenje obrade: tražiti privremeno ograničenje pristupa podacima tijekom spora ili provjere.
  • Pravo na prenosivost podataka: zatražiti prijenos struktuiranih podataka drugom pružatelju usluga kada je to primjenjivo.
  • Pravo na prigovor: usprotiviti se obradi na temelju legitimnog interesa u određenim slučajevima, uz opis postupka rješavanja takvih zahtjeva.
  • Pravo na povlačenje privole: povući privolu za obradu gdje je obrada temeljena na privoli, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
  • Pravo na podnošenje pritužbe: podnijeti pritužbu nadzornom tijelu ako smatrate da su vaša prava povrijeđena.

Kako podnijeti zahtjev za ostvarivanje prava

Za zahtjeve po pravima kontaktirajte nas na adresu Obala Svetog Jurja 12, 21480 Vis, Hrvatska, telefonom +38596342512 ili putem e‑maila dostupnog na webu lawzfy. U zahtjevu navedite jasno pravo koje želite ostvariti i priložite podatke za identifikaciju kako bismo mogli postupiti po zahtjevu u stvarnom predmetu.

[email protected]

Odgovor na valjani zahtjev: nastojimo odgovoriti uobičajeno unutar 30 dana od zaprimanja zahtjeva; u složenim slučajevima rok može biti produljen uz obavijest i obrazloženje prema primjenjivim propisima.

GDPR i vaše pravo

Naša politika je usklađena s odredbama Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Donosimo primjere kako se prava i obveze primjenjuju u kontekstu notarskih usluga i postupaka obrade podataka u praksi.

  • Pravo na pristup i informiranje: ostvarite uvid u osobne podatke koje vodimo u vezi vaših notarskih predmeta.
  • Mehanizmi zaštite: koristimo tehničke i organizacijske mjere te pravne osigurače poput standardnih ugovornih klauzula za prijenos podataka izvan EGP-a.
  • Kontakt i nadzor: za pitanja o zaštiti podataka možete nas kontaktirati na adresu u Visu ili podnijeti pritužbu nadležnom tijelu za zaštitu podataka u Hrvatskoj (AZOP).
  • Pravo na ograničenje obrade: ako smatrate da su podaci netočni ili se obrađuju protivno svrsi, možete zatražiti ograničenje obrade podataka dok se ne provjeri točnost.
  • Pravo na prigovor: u slučajevima izravnog marketinga ili obrada temeljenih na legitimnom interesu, možete uložiti prigovor i mi ćemo prilagoditi obradu u skladu sa zakonskim obvezama.
  • Pravo na prenosivost podataka: kada je obrada temeljena na pristanak ili ugovoru i obrađuju se automatizirano, imate pravo zatražiti prijenos strukturiranih podataka drugom voditelju obrade.

Ako smatrate da su vaša prava po GDPR-u ugrožena, imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu. Za Hrvatsku to je Agencija za zaštitu osobnih podataka; mi surađujemo s nadležnim tijelima u okviru zakonske nadležnosti.

Marketing i komunikacija

Koristimo vaše podatke za obavijesti o promjenama usluga, vođenje slučajeva i povremene informacije koje se odnose na rad notarske službe lawzfy. Komunikacije su temeljene na legitimnim interesima ili vašem pristanku. Primjeri: obavijest o promjeni termina ovjere potpisa, slanje sažetka potrebne dokumentacije prije sastanka te informacija o izmjenama u postupcima koje utječu na konkretan slučaj.

Ako ne želite primati promotivne poruke ili obavijesti, možete se odjaviti putem linka u e-poruci ili zatražiti prestanak slanja kontaktirajući nas na ili telefon naveden u odjeljku za kontakt.

Ažuriranje privatnosti lawzfy

Podaci o djeci

Ne prikupljamo svjesno osobne podatke djece bez pristanka roditelja ili skrbnika. Ako ustanovite da su podaci djeteta uneseni bez suglasnosti, obratite nam se kako bismo poduzeli odgovarajuće korake.

Poveznice na treće strane

Na stranicama lawzfy.digital mogu se nalaziti poveznice na druge web-stranice. Ne odgovaramo za praksu privatnosti tih servisa; preporučujemo provjeru njihovih pravila o privatnosti prije dijeljenja podataka.

Izmjene politike privatnosti

Politiku privatnosti periodički ažuriramo zbog promjena u zakonodavstvu ili operativnim procesima. Sve izmjene objavljujemo na web-stranici lawzfy.digital s jasno naznačenim datumom zadnje izmjene.